第一章 总 则

第一条 为认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，加强学院档案管理，有效保护和利用档案资源，根据教育部、国家档案局关于《高等学校档案管理办法》规定要求，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学院从事党政管理、招生就业、教学科研、学生管理、生产建设等活动中形成的对单位和社会具有保存价值的各类文字、图表、声像、数据等不同形式、载体的历史记录。

第二章 机构设置与职责

第三条 学院设置档案馆为专职档案管理部门，档案馆在学院统一领导下开展工作。

第四条 各部门负责人为本部门档案管理工作第一责任人，设兼职档案员一名，报档案馆备案。

第五条 学院档案馆职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

（二）拟订学院档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作，为学院的各项工作服务；

（七）开展学院档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第六条 各部门建立和完善档案归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。做到每项重要的党政管理、教学、科研、生产等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第三章 分类与归档

第七条 学院文件材料分类、归档的范围：

（一）党群类：主要包括院党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录、纪要，上报的各种简报、信息及领导的批示；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料；学生奖惩记录、党团组织档案；

（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料；

（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；学院培养的学历教育学生的《新生基本信息核查表》《学籍表》《成绩单》等；按原国家教委、国家档案局发布的《高等学院教学文件材料归档范围》的相关规定执行；

（四）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行；

（五）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行；

（七）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；

（八）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展院际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；

（九）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行；

（十）人物类：主要包括在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。

（十一）重大事项：主要包括本校发生的重大事项和学校参与的有关重大活动。

第八条 归档时间：

（一）部门档案应当在次学年6月底前归档；

（二）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；会计档案由会计部门保存一年后隔年归档；设备档案和声像档案、实物档案随时归档。

第九条 凡与其他单位分工协作完成的项目，由学院保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送交档案馆保存。

第十条 教职工个人在其从事党政管理、教学、科研等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按照规定移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向学院档案馆捐赠珍贵档案的，学院予以奖励。

第四章 移交、接收与管理

第十一条 各部门应建立健全文件材料的归档制度。兼职档案人员，必须按照档案法规，负责把本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料按期分类、整理、立卷、归档，定期向学院档案管理部门移交。

第十二条 干部调动工作时，必须将其经办或暂存的应归档的文件材料移交给本部门档案管理人员，不得擅自带走。

第十三条 档案馆接收的档案、案卷质量，应符合下列要求：

（一）应归档的文件材料齐全完整；

（二）文件材料按其内容的联系合并整理立卷；

（三）归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类、整理、立卷，案卷标题确切，便于保管利用；

（四）各部门兼职档案员在与学院档案管理部门办理交接档案手续时，要将档案目录清单与档案清点校对正确，并履行签字手续。

凡需移交的案卷质量不符合以上要求的，学院档案管理部门不予接收。

第十四条 档案馆对接收的档案进行分类、编号和排列。对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，在征得有关部门的同意后，造册报请院领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第五章 借阅与统计

第十五条 借阅档案要求：

（一）借阅一般档案材料，须填写借阅登记卡后方可查阅；

（二）调阅机密或重要档案，须经领导逐级审批、办理借阅手续后方可查阅；

（三）外单位人员借阅档案，须持单位介绍信及本人身份证，经院有关领导批准后，填写借阅登记卡方可查阅。查阅档案时仅限于在指定阅览室内查阅或摘录，一律不准借出；

（四）查阅档案的人员，对所查阅的有关机密，不准向无关人员外传、谈论；

（五）借出和归还案卷时，档案管理人员和借阅人员确认无误后方可办理借出或归还手续。

第十六条 学院档案管理部门指定专人负责档案统计工作。

（一）对档案的收进和移出，卷宗和案卷质量、档案的利用情况等进行统计；

（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案库房管理

第十七条 档案库房、档案装具及其钥匙要统一编号，平时档案库和箱柜要加锁，禁止工作人员随身携带库房、箱柜钥匙。

第十八条 对室藏档案和资料保管情况定期检查，每年进行一次彻底清查。核对目录与档案，发现档案破损、虫害变质、遗失等情况，应及时报告，查明原因，采取有效补救措施。

第十九条 新入室的档案，借出、归还的档案和新启用的档案装具，要消毒后再入库。

第二十条 建立档案库房的温湿度管理制度。按时测量、记录温湿度，掌握变化规律，对不适宜的温湿度要采取措施及时调节，使库房内温度控制在14℃—24℃，标准相对湿度45％—60％之间。

第二十一条 做好防火工作，严禁在档案库房内吸烟和存放易燃易爆危险物品。严密控制电源、火源，不准在库房附近燃火，要安装防火、灭火设备，并定期维护。

第二十二条 档案库房要定期清扫，放置必要的驱虫、防霉药剂，库房内禁止堆放杂物，保持库房整洁、无虫、无霉。

第二十三条 要采取措施，避免阳光直接射入库房。库房内照明应采用白炽灯，或防紫外线处理的日光灯。

第七章 考核、奖励和处罚

第二十四条 档案管理工作实行“三纳入”，即纳入学院各部门的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案管理工作。

第二十五条 学院将档案管理工作列入各部门年终考核内容，未按时完成档案归档管理工作的部门和个人不能评优评先。

第二十六条 学院档案管理部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果予以表彰、奖励；档案管理不力的部门，部门负责人要承担相应责任。

第二十七条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十八条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处理。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第二十九条 本办法由学院档案馆负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起施行。

（注：本办法于2020年5月9日以《河南警察学院关于印发档案管理办法的通知》（豫警院〔2020〕37号）印发执行）